Schatten-IT: Die Gefahr im Verborgenen!

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung und der hiermit einhergehenden technologischen Entwicklung stehen Unternehmen vor einer Fülle neuer Aufgaben. Eine besonders tückische sowie schwer zu fassende Gefahr, welche häufig unentdeckt bleibt und im Zuge dessen die IT-Sicherheit und den Datenschutz von Firmen gefährdet, ist die Schatten-IT. Aber was versteckt sich hinter diesem Begriff eigentlich und warum sollten Firmen diese Bedrohung ernst nehmen? Antworten auf diese Fragen bekommen Sie in den nachfolgenden Textabschnitten.

Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Fortschritt hat die Businesswelt auf lange Sicht verändert und Firmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, datengetriebene Geschäftsmodelle zu erstellen und innovative Produkte und Services zu kreieren. Ob es um Robustheit, Agilität, Effizienzsteigerung, innovative Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder auch Preisvorteile geht - die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien herausbilden, sind quasi unendlich und bieten Firmen bisher ungeahnte Chancen.

Entsprechend einer aktuellen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich viele Unternehmen dieser Dynamik an und setzen ihren Schwerpunkt auf intelligente Produkte sowie Dienstleistungen, welche auf digitalen Technologien und künstlicher Intelligenz basieren. Knapp sieben von zehn Unternehmen sind der Ansicht, dass sie ohne Investments in intelligente Produkte wie auch Services Marktanteile verlieren und Wettbewerbsvorteile riskieren. Es wird erwartet, dass in den nächsten drei Jahren ca. 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus intelligenten Services stammen werden, obwohl es in diesen Tagen durchschnittlich bloß 12 Prozent sind. Ungeachtet dieser Pluspunkte führt die Einführung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu nicht erwarteten Nebeneffekten, primär in Form von Schatten-IT.

Schatten-IT: Software, Anwendungen und Cloud-Services unter dem Radar!

Unter Schatten-IT interpretiert man den Einsatz von nicht autorisierten IT-Instanzen innerhalb eines Unternehmens, die ohne das Know-how, eine Genehmigung oder eine Kontrolle der IT-Abteilung gebraucht werden. Jene nicht autorisierten Systeme und Tools werden häufig von Arbeitnehmern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, eine Teamarbeit oder die Ertragsfähigkeit zu steigern, ohne hierbei die potenziellen Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance oder Datenschutz zu berücksichtigen.

Schatten-IT kann hier sowohl von einzelnen Mitarbeitern doch auch von ganzen Abteilungen eingesetzt werden und enthält sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Handys, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten beispielsweise Cloud-Dienste, Apps oder selbst konzipierte Anwendungen sowie Skripte.

Schatten-IT: Die Risiken auf einen Blick!

Die unkontrollierte Verwendung von Schatten-IT stellt eine große Gefahr für Firmen dar und birgt enorme Risiken. Einige der möglichen Gefahren und Risiken von Schatten-IT sind:

• Sicherheitsrisiken: Wenn Angestellte Schatten-IT-Tools oder -Dienste ohne die Befugnis oder das Wissen der IT-Abteilung verwenden, können Sicherheitsbedrohungen entstehen. Die IT-Abteilung hat keinerlei Übersicht über die genutzten Systeme, was bedeutet, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
• Compliance-Risiken: Unternehmen unterliegen oft branchenspezifischen Regeln und Gesetzen, welche bestimmte IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Verwendung von Schatten-IT kann hierzu führen, dass Unternehmen diese Vorschriften nicht befolgen, was wiederum zu Strafen oder rechtlichen Konsequenzen führen kann.
• Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools und -Dienste genutzt werden, welche nicht von der IT-Abteilung genehmigt wurden, können sensible Unternehmensdaten in durchaus nicht autorisierten Systemen abgespeichert werden. Wenn diese Systeme nicht gesichert sind oder nicht in gleichen Abständen gewartet werden, besteht ein hohes Risiko, dass derartige Daten abhandenkommen oder gestohlen werden.
• Unzureichender Support: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, welche nicht von der IT-Abteilung betreut werden, kann das zu technischen Schwierigkeiten führen. Komplett ohne die Unterstützung der IT-Abteilung kann es schwierig oder unmöglich sein, Komplikationen zu beseitigen, was wiederum zu einer Störung der Geschäftstätigkeit führen kann.
• Kosten: Schatten-IT-Tools und -Dienste können hochpreisig sein, insbesondere wenn sie von etlichen Mitarbeitern verwendet werden. Diese Kosten können sich aufsummieren und das Budget der IT-Abteilung belasten.
• Ineffizienz: Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, kann dies zu einer ineffizienten Zusammenarbeit leiten. Es kann kompliziert sein, Informationen zu teilen oder zusammenzuarbeiten, wenn jeder Mitarbeiter unterschiedlichste Tools nutzt.

Unternehmen brauchen eine klare IT-Strategie!

Um die Ausbreitung von Schatten-IT in Unternehmen zu umgehen oder einzudämmen, sollten Unternehmen mehrere Ansätze verfolgen und dabei sowohl vorbeugende als auch reaktive Strategien in ihre IT-Sicherheitsstrategie integrieren. Ein elementarer erster Schritt besteht darin, die Erwartungen wie auch Ansprüche der Mitarbeiter zu recherchieren und passende, genehmigte Tools und Anwendungen bereitzustellen, die deren Produktivität supporten, ohne die Sicherheit zu riskieren. Andere präventive sowie reaktive Maßnahmen umfassen:

• Sensibilisierung und Schulung: Durch kontinuierliche Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen können Arbeitnehmer über die Gefahren der Schatten-IT informiert und ihnen die Relevanz der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien und IT-Vorschriften vermittelt werden.
• Richtlinien und Prozesse: Unternehmen sollten klare und verständliche Regelungen für die Verwendung von IT-Ressourcen und Anwendungen entwickeln und in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Diese Vorgaben sollten die Verwendung von Schatten-IT explizit ansprechen und entsprechende Sanktionen für Verstöße festlegen.
• IT-Audit und Überwachung: Die Umsetzung regelmäßiger IT-Audits und die Implementierung von Überwachungssystemen können hierzu beitragen, eine Verwendung von Schatten-IT und nicht genehmigten Anwendungen aufzudecken plus verdächtige Unternehmungen rasch zu ermitteln.
• Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Unternehmen sollten stabile Zugangskontrollen plus Identitätsmanagement-Systeme implementieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen und Systemen haben.
• Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Förderung einer offenen Kommunikations- und Feedback-Kultur, in welcher Arbeitnehmer ermutigt werden, Zweifel in puncto IT-Sicherheit auszudrücken wie auch Ideen für Verbesserungen zu machen, kann dazu beitragen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu erstellen.
• Incident Response und Notfallplanung: Firmen sollten Incident-Response-Pläne entwickeln, welche klare Verantwortungsbereiche und Verfahren für die Interaktion mit Sicherheitsvorfällen im Kontext mit Schatten-IT definieren. Diese Pläne sollten in regelmäßigen Abständen geprüft und ergänzt werden, um sicherzustellen, dass sie auf dem aktuellsten Stand der Technik sind und den sich wechselnden Bedrohungen und Gefahren gerecht werden.

Schatten-IT: Eine Chance für Innovation und Kreativität im Unternehmen!

Trotz der Gefahren, die mit dem Einsatz von Schatten-IT verknüpft sind, bestehen auch einige Vorteile. Wenn Arbeitnehmer auf eigene Faust Programme aussuchen und implementieren können, kann das zu einer Verbesserung ihrer Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen beitragen. Sie sind motiviert, ihre Produktivität zu erhöhen und die Arbeit effizienter zu machen. Außerdem kann das Einbeziehen von Mitarbeitern bei der Auswahl neuartiger Softwarelösungen dazu führen, dass jene diese besser akzeptieren sowie nutzen.

Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT ist die Minderung des Workloads für eine IT-Abteilung. Obwohl nicht alle Schatten-IT-Lösungen sicher oder sinnvoll sind, können ein paar von ihnen dennoch den Aufwand einer IT-Abteilung mindern. Arbeitnehmer können sich um die Implementierung wie auch Nutzung bestimmter Anwendungen eigenständig kümmern und somit die IT-Abteilung auf diese Weise befreien. Letztere kann sich somit auf anspruchsvollere Projekte mit größeren geschäftlichen Vorteilen fokussieren.

Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT besteht in der Zeitersparnis für die Beschäftigten. Anstatt Anträge für ein neues Tool einzureichen und auf die Implementierung durch die IT-Abteilung zu warten, können Arbeitnehmer eine Anwendung selbst konfigurieren und augenblicklich benutzen. Dies kann zu einer effizienteren Nutzung von Arbeitszeit wie auch Ressourcen führen.

Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!

Realität ist: Schatten-IT ist ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Einerseits kann diese die Arbeitsweise in Schwung bringen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Andererseits bringt diese enorme Risiken für eine IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz mit sich. Um die komplexen Aufgaben mit Erfolg zu bewältigen, ist eine ganzheitliche und präzise IT-Sicherheitsstrategie erforderlich, welche sowohl präventive als auch reaktive Methoden enthält. Durch die gründliche Implementierung solcher Konzepte sind Unternehmen in der Lage, nicht bloß die Risiken der Schatten-IT effektiv zu mindern, sondern ebenso eine sicherere, effizientere und produktivere Arbeitsumgebung für ihre Arbeitnehmer zu schaffen.

Möchten auch Sie sich mit einer ganzheitlichen und umfangreichen IT-Sicherheitsstrategie vor den Risiken von Schatten-IT absichern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Sprechen Sie uns an.