Sicher und rechtskonform: Datenverarbeitung im Mittelstand

 

Daten sind das neue Gold und der Schutz dieser wertvollen Quelle ist ausschlaggebend für den Triumph eines Betriebs. Für mittelständische Firmen im deutschsprachigen Raum bedeutet das, die DSGVO nicht nur einzuhalten, sondern sie als Gelegenheit zu nutzen, um Vertrauen zu schaffen und sich vor teuren Strafen zu schützen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die DSGVO-Vorgaben nicht nur bewältigen, sondern durch kluge Privacy-Strategien auch Ihre Business-Prozesse optimieren können. Erfahren Sie, wie Sie Privacy wirkungsvoll in Ihre Betriebsstruktur einbinden und so Ihre Datenverarbeitung zukunftssicher gestalten.

Weil Rechte ihrer Fahrgäste missachtet wurden, muss Uber nun 10 Millionen Euro Bußgeld entrichten, da sie damit gegen die DSGVO verstoßen haben; die Facebook-Tochter kommt mit „nur“ 51.000 Euro Bußgeld wegen eines Vergehens gegen die Mitteilungspflicht vergleichsweise mild weg. Aber diese zwei jüngsten Fälle verdeutlichen: Die Bußgelder für Privacy-Verstöße sind enorm!

Während Großunternehmen solch beträchtliche Summen vielleicht verkraften können, gilt es diese als Mittelständler dringend zu vermeiden – und zwar durch eine sorgfältige und rechtskonforme Datenhandhabung. Für mittelgroße Betriebe im deutschsprachigen Raum (BRD, AUT, CH) ist dies nicht nur eine Pflicht, sondern eine Gelegenheit, sich im Technologiezeitalter hervorzutun. Dieser Ratgeber erklärt Ihnen, wie Sie die Herausforderungen einer gesetzestreuen Datennutzung meistern können und von Sanktionen verschont bleiben.

 

Der Einfluss der DSGVO auf die Datenverarbeitung im Mittelstand

Die Datenschutzverordnung stellt seit Mai 2018 das Kernstück des Datenschutzrechts in der EU. Sie hat weitreichende Folgen auf die Methoden, wie Firmen Daten sammeln, bearbeiten und speichern. Ziel der DSGVO ist es, den Schutz persönlicher Informationen zu verbessern und zu standardisieren.

Die DSGVO stellt sicher, dass personenbezogene Daten in der ganzen EU nach denselben Grundsätzen verarbeitet werden. Dies bietet nicht nur Nutzen für die Einwohner, die mehr Kontrolle über ihre privaten Daten bekommen, sondern auch für Betriebe, die nun in einem transparenten und kohärenten Rechtsrahmen handeln können. Ein wesentlicher Aspekt der DSGVO ist die Implementierung härterer Anforderungen an die Zustimmung zur Datenverarbeitung. Firmen müssen gewährleisten, dass die Einwilligung der Beteiligten deutlich, unmissverständlich und freiwillig gegeben wird. Darüber hinaus haben Beteiligte erweiterte Rechte, einschließlich des Anspruchs auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenportabilität – diese schauen wir uns sofort noch im Einzelnen an.

Die DSGVO fordert von Betrieben auch, dass sie technische sowie organisatorische Maßnahmen einleiten, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Verschleierung und Kodierung persönlicher Informationen, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Schulungen der Mitarbeiter im Datenschutz-Bereich. Auch hierauf gehen wir noch näher ein.

 

DSGVO-Grundprinzipien: Was Unternehmen wissen müssen

Fangen wir mit den wesentlichen Basics zur gesetzestreuen Datennutzung an. Die Datenschutzverordnung basiert auf den folgenden Leitsätzen, die Unternehmen bei der Bearbeitung ihrer Informationen – insbesondere der personenbezogenen Daten – einhalten müssen:

• Rechtmäßigkeit: Informationen dürfen nur auf gesetzeskonforme Weise und in einer für die betroffene Person transparenten Weise verarbeitet werden. Die Nutzung persönlicher Informationen darf demnach nur unter bestimmten, gesetzlich festgelegten Bedingungen erfolgen. Diese Bedingungen stellen sicher, dass Datenverarbeitung fair und offen ist und die Ansprüche der betroffenen Personen geschützt werden.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke gesammelt werden und nicht in einer mit diesen Absichten unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden.
• Datensparsamkeit: Es dürfen tatsächlich nur die Daten erhoben werden, die für den konkreten Einsatz auch erforderlich sind.
• Richtigkeit: Die Informationen müssen sachlich richtig und, wenn nötig, auf dem neuesten Stand sein.
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange archiviert werden, wie es für den bestimmten Einsatz erforderlich ist.
• Sicherstellung und Diskretion: Die Verarbeitung muss in einer Weise durchgeführt werden, die eine angemessene Sicherheit der Informationen gewährleistet.

 

Die Rechte von Kunden und Mitarbeitern gemäß DSGVO

Unternehmen müssen die Rechte der betroffenen Personen gemäß Datenschutz-Grundverordnung respektieren und gewährleisten, dass diese ihre Rechte wahrnehmen können. Zu den wesentlichen Befugnissen zählen:

• Auskunftsrecht: Betroffene Personen haben das Recht zu wissen, ob und welche persönlichen Informationen über sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung: Beteiligte können die Korrektur fehlerhafter oder unvollständiger Informationen fordern.
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"): Unter bestimmten Voraussetzungen können Betroffene die Löschung ihrer Daten anfordern.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen kann die Bearbeitung der Daten limitiert werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene haben das Recht, ihre Daten in einem geordneten, gängigen und digitalen Format zu bekommen und an einen anderen Verantwortlichen zu übergeben.
• Widerspruchsrecht: Betroffene können der Verarbeitung ihrer Daten entgegentreten, wenn diese auf berechtigten Interessen des Betriebs fundiert.

 

Erfolgreiche Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems im Mittelstand

Ein effektives Privacy-Managementsystem ist für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung essentiell. Es unterstützt Unternehmen, die Konformität der Regeln zu kontrollieren und fortlaufend zu verbessern. Je nach Größe und Art der Datenverarbeitung kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nötig sein – ab einer Anzahl von 20 Angestellten, die innerhalb des Unternehmens mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Diese Person ist für die Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzvorschriften im Unternehmen verantwortlich und agiert als Kontaktperson für die Aufsichtsbehörden und Beteiligten.

Wenn es im Betrieb Arten der Datenverarbeitung gibt, die ein hohes Risiko für die Privilegien und Freiheiten individueller Personen mit sich bringen, ist gemäß der DSGVO eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig. Sie hilft, mögliche Gefahren zu identifizieren und geeignete Schutzmechanismen zu deren Reduzierung zu ergreifen.

Generell gilt: Unternehmen müssen belegen können, dass sie die Datenschutzvorgaben erfüllen. Eine detaillierte Dokumentation aller Datenverarbeitungsvorgänge sowie der ergriffenen Datenschutzmaßnahmen ist also für jedes Unternehmen innerhalb der EU Pflicht. Dazu zählen auch wiederkehrende Überprüfungen und Aktualisierungen der Privacy-Richtlinien.

 

Technische und organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO

Um die Datenintegrität und Vertrautheit persönlicher Informationen sicherzustellen, müssen Unternehmen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen einleiten. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung geschützt sind.

Technische Schutzmaßnahmen umfassen alle physischen und digitalen Schutzvorkehrungen, die dazu führen, die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören:

• Verschlüsselung: Daten sollten sowohl bei der Datenübermittlung als auch bei der Speicherung verschlüsselt werden, um unerlaubten Zugang zu verhindern.
• Zugriffskontrollen: Der Zugang zu personenbezogenen Daten sollte auf autorisierte Personen beschränkt werden.
• Sicherheitsupdates: Kontinuierliche Aktualisierungen der Programme und Plattformen helfen, Sicherheitslücken zu beseitigen und Angriffe zu verhindern.
• Backup: Wiederkehrende Backups der Informationen sind unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden und die Datenrettung im Falle eines Datenverlustes zu ermöglichen.

Neben den technischen Maßnahmen sind auch interne Maßnahmen notwendig, um den Privacy-Schutz sicherzustellen. Dazu zählen:

• Schulungen: Mitarbeiter sollten wiederkehrend über die Privacy-Regeln und den korrekten Umgang mit Daten informiert und geschult werden.
• Richtlinien und Verfahren: Firmen sollten klare Datenschutzrichtlinien und -prozesse implementieren, die den Umgang mit persönlichen Informationen regeln.
• Vertragsverwaltung: Bei der Kooperation mit Dienstleistern, die Zugang zu persönlichen Informationen haben, sollten entsprechende Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen werden.

 

Sanktionen bei DSGVO-Verstößen: Was mittelständische Unternehmen wissen müssen

Die Konformität der DSGVO wird von staatlichen Datenschutzbehörden kontrolliert. Diese Behörden haben umfangreiche Vollmachten und können bei Regelverletzungen (wie bereits erwähnt) erhebliche Geldbußen verhängen. Firmen sollten – größenunabhängig – eng mit den Datenschutzaufsichtsbehörden kooperieren und diese bei Datenschutzvorfällen sofort informieren. Um genau zu sein, hat jedes Unternehmen die Verpflichtung, innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung einer Privacy-Verletzung die zuständige Aufsichtsbehörde zu kontaktieren. 72 Stunden sind nicht viel – wer keine festen Abläufe im Fall der Fälle hat, kann diese Frist vielleicht nur schwer einhalten!

Die Höhe der Strafzahlungen bei Verstößen gegen die DSGVO richtet sich nach der Ernsthaftigkeit des Regelbruchs und der Betriebsgröße des Unternehmens!

 

Best Practices für den Datenschutz im Mittelstand

Um den Anforderungen der rechtskonformen Datenverarbeitung wirksam zu begegnen, sollten mittelgroße Betriebe einige bewährte Praktiken beachten: Datenschutz sollte zum einen von Anfang an in alle Business-Prozesse integriert werden („Privacy by Design"). Privacy-Schutzmaßnahmen und Richtlinien sollten zudem regelmäßig geprüft und bei Notwendigkeit aktualisiert werden. Die Geschäftsleitung sollte ferner proaktiv in den Datenschutzprozess involviert sein und die Relevanz des Datenschutzes im Unternehmen unterstreichen. Und nicht zuletzt sollten Unternehmen ihre Klienten transparent über die Datenverarbeitung informieren und deren Zustimmung anfordern, wo notwendig.

 

Zusammenfassung: Ihr Weg zu rechtskonformer Datenverarbeitung

Die gesetzestreue Datennutzung ist eine komplexe, aber unverzichtbare Verpflichtung für mittelgroße Betriebe im deutschsprachigen Raum. Die Befolgung der Datenschutz-Grundverordnung und anderer Privacy-Gesetze schützt nicht nur die Ansprüche der Beteiligten, sondern stärkt auch das Vertrauen der Klienten und unterstützt die langfristige Geschäftsbeziehung.

Durch die Einführung eines effektiven Datenschutzmanagementsystems, die Einleitung technischer und organisatorischer Maßnahmen und die enge Zusammenarbeit mit den Regulierungsbehörden können Unternehmen die Anforderungen der digitalen Welt bewältigen und ihre Informationen sicher und rechtskonform verarbeiten.

Wenn Sie Anliegen haben oder Hilfe bei der Erfüllung der DSGVO-Anforderungen brauchen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns noch heute, um gemeinsam Ihre Datenverarbeitung auf rechtskonforme Beine zu bringen.