Wenn der Worst Case eintritt: Über die Wichtigkeit eines IT-Notfallplans

In der sich andauernd weiterentwickelnden Welt der IT ist eine gut ausgeklügelte Notfallplanung unerlässlich. Unvorhersehbare Ereignisse können jede Organisation treffen. Tauchen Sie mit uns in die Welt der IT-Notfallplanung ein: In diesem Artikel nehmen wir unter die Lupe, wie die optimale Vorbereitung auf den Worst Case ausschauen könnte, um Ihr Unternehmen durch kluge Maßnahmen vor den ungewissen Bedrohungen zu schützen.

Ein ganz herkömmlicher Arbeitstag kann sich schnell zu einem Szenario des Chaos transformieren: Während die Mitarbeiter gerade noch tüchtig dabei sind Aufgaben zu erledigen und die IT-Systeme reibungslos funktionieren, bricht blitzartig das Netzwerk zusammen. Kritische Daten sind keineswegs mehr zugänglich. Das gesamte operative Business steht still. In einer Ära, die von digitalen Abhängigkeiten geformt ist, kann ein solcher, plötzlicher Störfall, verheerende Konsequenzen innehaben.

Die Realität ist, dass wir uns in einem ständigen Katz-und-Maus-Spiel mit technischen Problemstellungen aufhalten, sei es durch Cyberangriffe, Naturkatastrophen oder technische Ausfälle. Ein solides Netz aus Firewalls sowie Sicherheitsmaßnahmen ist außer Zweifel elementar, aber was ist, wenn das Unvorhersehbare eintritt? An dieser Stelle kommt der IT-Notfallplan ins Spiel – Ihr Notanker im digitalen Ozean der Unsicherheit.

Begleiten Sie uns auf einer Reise durch die Welt der IT-Notfallplanung. In diesem Beitrag beschreiben wir die Gründe, warum ebenjenes oft übersehene, aber lebenswichtige Tool den wesentlichen Unterschied zwischen einem kurzzeitigen Problem und einem möglichen Fiasko für Ihr Business ausmachen kann. Lassen Sie uns gemeinsam in die Tiefe gehen, um zu verstehen, wie Sie Ihre Einrichtung vor den Stürmen der digitalen Welt absichern können. Denn in der Ära der digitalen Vernetzung ist es keinesfalls die Frage, ob ein Ernstfall passiert, sondern wann – und wie gut Sie darauf vorbereitet sind.

Die Grundpfeiler der IT-Notfallplanung

Was genau ist IT-Notfallplanung und was für Ziele werden hierbei verfolgt? Ein klares Verständnis über die Grundpfeiler des Worst-Case-Plans bestimmt die Basis für eine effektive Vorbereitung. Die folgenden Faktoren bilden die Grundlage eines wirklich jeden IT-Notfallplans:
1. Risikoanalyse und Identifikation von Bedrohungen: Die Grundvoraussetzung jeder optimalen Notfallplanung ist eine umfangreiche Risikoanalyse. Es gilt festzustellen, welchen möglichen Bedrohungen Firmen ausgesetzt sind, um gezielt gegen diese verfahren zu können.2. Business Impact Analysis (BIA): Die BIA ist ein relevanter Schritt, um die Auswirkungen von IT-Ausfällen auf das Unternehmen zu begreifen und passende Maßnahmen folgern zu können. 3. Entwickeln von Notfallstrategien: Basierend auf den identifizierten Risiken und der BIA müssen Notfallstrategien für das Unternehmen abgeleitet werden. Dabei ist es empfehlenswert, auf bewährte Praktiken auszuweichen, aber dennoch maßgeschneiderte Entscheidungen zu machen. 4. Erstellung von Notfallplänen: Der tatsächliche Notfallplan bildet das Kernstück der Vorbereitung. Im kommenden Absatz des Blog-Beitrags geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand, auf welche Weise ein IT-Notfallplan strukturiert werden sollte, um in kritischen Situationen tiefgreifend zu schützen.5. Technologische Aspekte der IT-Notfallplanung: Eine effiziente IT-Notfallplanung enthält auch die Sicherung sowie Wiederherstellung von Daten. Die Cloud bietet heute unterschiedlichste Optionen für eine Notfallwiederherstellung. 6. Testen und Aktualisieren von Notfallplänen: Ein Notfallplan ist allerdings so gut wie seine Umsetzbarkeit. Testsimulationen sind also unerlässlich und tragen dazu bei, Schwachpunkte in der Konzeption zu identifizieren. Die IT-Landschaft ändert sich andauernd, daher ist auch eine kontinuierliche Softwareaktualisierung der Notfallpläne entscheidend.7. Kommunikation und Schulung: In einem Notfall ist effiziente Interaktion entscheidend. Für einen optimalen IT-Notfallplan sollten also auch bewährte Praktiken für die Kommunikation – intern sowie extern – gecheckt werden, um den Schaden zu minimieren. 
Im Übrigen: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informations-Technik (kurz: BSI) in Deutschland offeriert umfassende Ressourcen wie auch Leitlinien zur IT-Notfallplanung. Die Publikationen sowie Studien sind eine ausgezeichnete Anlaufstelle für organisationsübergreifende Standards und Best Practices: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Standards-und-Zertifizierung/IT-Grundschutz/IT-Grundschutz-Kompendium/it-grundschutz-kompendium_node.html 
So erstellt man einen IT-Notfallplan
Ein effektiver IT-Notfallplan muss vorteilhaft aufgebaut wie auch detailliert sein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in jeder vorstellbaren Krisensituation handlungsfähig bleibt. Genau wie jedes Unternehmen individuell ist, muss auch jeder IT-Notfallplan zugeschnitten sein. Aber im Folgenden haben wir eine allgemeine Struktur beschrieben, welche als Leitfaden für die Erstellung eines eigenen IT-Notfallplans nützen kann:
1. Executive Summary und VerantwortlichkeitenDer IT-Notfallplan sollte mit einer kurzen Einleitung beginnen, in der die Bedeutung des Dokuments erklärt wird, gefolgt von der Angabe eines „Notfallteams“. Die Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten sollten völlig klar und eindeutig mit der Benennung der Mitglieder des Notfallteams geklärt sein. Ebenso sollten etwaige externe Dienstleister auf dem Deckblatt gelistet sein, welche im Ernstfall kontaktiert werden sollten.
2. Handlungsszenarien für ErnstfälleIm Herzstück des IT-Notfallplans sind alle zuvor identifizierten Bedrohungen und potenziellen Gefahren (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Hardwareausfälle usw.) aufzulisten und mit hinterlegten Strategien zu versehen, wie beim Vorfall dieser Szenarien zu handeln ist. Die Szenarien sollten im Zuge dessen gemäß ihres Eintrittsrisikos eingestuft und gewichtet werden. Obendrein sind zuoberst gleich zu ergreifende Notfall-Maßnahmen zu beschreiben, sofern welche festgelegt wurden. Sollten entsprechende Ressourcen (Hardware, Software, Personal) für einzelne Szenarien nötig sein, ist dies dediziert pro Bedrohungsart anzugeben. 
3. NotfallkommunikationAußerdem sind klare Prozesse für die innere Kommunikation während eines Notfalls zu bestimmen sowie festzusetzen. Natürlich ist auch zu bestimmen, wie Endkunden, Partner und die Öffentlichkeit zu informieren sind und welche Person für diese Ausgabe verantwortlich ist.
4. Datensicherung und WiederherstellungDie vorhandenen Backup-Routinen kritischer Daten sind zu erörtern und durch eindeutige Wiederherstellungspläne zu ergänzen. Dabei sind eindeutige Abläufe zur Wiederherstellung verschiedener Arten von Daten und Systemen zu definieren.
Ein guter IT-Notfallplan ist flexibel, klar nachvollziehbar und involviert alle relevanten Akteure im Unternehmen. Er muss in regelmäßigen Abständen überprüft, erneuert sowie an die sich wechselnden Bedrohungen sowie Unternehmensanforderungen angepasst werden. Außerdem sollten alle Notfälle und die durchgeführten Maßnahmen protokolliert werden, um eine passende Nachbereitung durchführbar zu machen. Nach jeglicher Krise heißt es zu analysieren, wie der Notfallplan durchgeführt wurde und was für Verbesserungspotentiale bestehen. 
Ratschlag: Nutzen Sie eine jede Krise als Lerngelegenheit, um den Notfallplan kontinuierlich zu verbessern. 
Es ist darüber hinaus sinnvoll, regelmäßige Notfallübungen einzuplanen, um die Effektivität des Plans zu überprüfen und Trainings für Angestellte anzubieten, um ihre Rolle im Notfall zu begreifen und zu probieren. Ein weiterer signifikanter Faktor: Schauen Sie auf die Tatsache, dass der Plan mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmend ist. Besonders im Zeitalter der DSGVO ist eine Notfallplanung eng mit Compliance verbunden. Es ist unerlässlich, dass Firmen die IT-Notfallstrategien mit den geltenden Datenschutzbestimmungen in Einklang bringen.
In jenem Beitrag sollte klar geworden sein, dass eine IT-Notfallplanung kein Luxus, sondern eine notwendige Anschaffung in die Langlebigkeit eines Betriebs ist. In einem sich ständig wandelnden digitalen Umfeld sind kluge Maßnahmen und Vorbereitungen auf den schlechtesten Fall der Schlüssel zur Sicherstellung der Unternehmenskontinuität – seien Sie gewappnet. Planung ist das halbe Leben. Dies gilt ebenso in Puncto IT-Sicherheit.

Haben Sie Interesse an der Anfertigung eines individuellen IT-Notfallplans oder wollen Ihren aktuellen Sicherheitsstand überprüfen lassen? Dann sind wir gerne Ihr kompetenter Partner an der Seite. Sprechen Sie uns einfach an – wir freuen uns, von Ihnen zu hören!